高校實驗室管理包括實驗室建設規劃、儀器設備管理、人員管理、技術管理、實驗質量控制等若干個子系統。這些子系統不是孤立的 ,而是既相互聯系、相互制約 ,又與其他管理系統如教務系統、科研系統等發生聯系。因此 ,高校實驗室管理是一個整體的動態系統 ,應當從整體著眼對待部分 ,使部分服從整體。
(一)提高實驗室管理層次 ,建立以校、系為主體的實驗室管理體制
實驗室管理體制一般是指高等學校的隸屬關系、管理權限、指揮體系等方面的組織制度。實驗室管理體制是實驗室開展教學、科研工作的制度保障 ,對教學和科研水平的提高起著重要作用。科學、合理地設置實驗室管理體制是高校實驗室的系統管理的前提條件。根據系統層次性原則 ,系統具有多級遞階結構 ,任何系統都是由次一級的子系統所組成的 ,同時它又是高一級超系統的子系統或組成部分。 按照《高等學校實驗室工作規程》第 21 條提出的“高等學校實驗室要逐步實行以校、系管理為主的二級管理體制”,實驗室管理體制設置可分
成三個層次:第一層次即實驗室主管部門 ,代表學校具體負責實驗室管理的各個環節 ,包括實驗室的建設 ,制訂并落實實驗管理的各項制度 ,監督、協調使用部門做好管理工作;第二層次即實驗室使用部門 ,也即實驗室管理的基本單元 ,具體組織本部門實驗室管理人員進行日常管理;第三層次即實驗室使用人 ,對實驗室管理儀器設備進行保管使用及維護。實驗室的設置應結合學科建設和專業調整 ,對功能相近或相同的實驗室進行合并調整 ,成立實驗中心 ,實行統一管理 ,使實驗人員相對集中 ,合理分工 ,并根據各實驗室的特點與任務 ,制定合理的政策和管理制度 ,形成完善的管理體系。
(二)建立系統的設備管理制度 ,提高儀器設備的使用效益
儀器設備管理是高校實驗室管理工作的一個重要方面。建立系統的管理制度有利于從制度上保證管理活動的連續性 ,使實驗室管理得以有序進行 ,不受組織機構的變動、人員更迭以及其他情況的影響 ,使實驗室管理處于正常運行狀態。
1.建立計劃論證制度 ,保證系統運行的方向
計劃論證是儀器設備管理系統中的一個重要環節 ,它決定本輪投資的方向及正確性與否 ,關系到本系統能否沿著一個正確的方向運行。做好儀器設備的購置計劃 ,是設備管理系統中最基礎的工作 ,也是整個實驗室管理工作的開端。規劃或計劃做得好不好 ,將影響今后管理的質量和效益 ,影響教學和科研任務的完成。因此 ,制定計劃必須從教學科研的實際出發 ,力求制定的計劃能適應學校發展的需求。對大型設備還應組織專家或遞交學校實驗室管理委員會計劃論證 ,因為各實驗室提出的申購計劃只是就本單位的現狀和發展目標進行了局部分析 ,通過論證制度 ,學校實驗室管理委員會從學校全局出發 ,對全校各學科、專業進行全面、系統、科學的綜合性分析 ,以使儀器設備的購置計劃既能確保學校的近期教學、科研目標的實現 ,又兼顧學校遠期發展規劃。
2.完善采購制度 ,取得投資效益的最大化
設備采購是把計劃付諸實施的過程 ,是一個把資金投向市場的過程 ,應把投資效益最大化作為一個追求目標。對于不同的儀器設備 ,根據采購金額的大小 ,采取不同的采購方式。如金額小的可采取貨比三家或談判采購 ,對于量大金額大的一定要堅持招標采購。隨著市場經濟的發展 ,招標成為現代采購的一種重要形式 ,學校儀器設備的采購盡量做到集中采購 ,參加政府或學校的招標采購 ,從規模中出效益。在當前貨源充足 ,買方市場占主導地位的形勢下 ,充分利用這種形勢和高校的信譽 ,在簽訂合同時 ,使合同條款更有利于校方。如在付款方式的條款中注明貨到驗收或設備運行一段時間后再付款等。并采取驗收一票否決制 ,確保采購質量。
3.發揮管理人員潛能 ,達到系統效益的最大化
實驗室管理人員在高校實驗室管理中起著重要的作用。建立科學的實驗室管理體制本質上是為了更有效地發揮管理人員的潛能 ,而管理制度最終要靠管理人員去落實、執行。管理的最主要內容首先要以人為本 ,因為財力、物力資源本身只不過是被動的因素 ,而廣大實驗工作者才是管理中起決定作用的主要因素。因此 ,高校實驗室系統管理的首要工作是在“人”的管理上下工夫 ,要采取各種措施充分調動廣大實驗工作者的積極性與創造性。這樣才能加強日常管理 ,重視儀器設備的維護維修、功能開發、改造升級、延長壽命的工作 ,從而挖掘儀器設備的潛力 ,從根本上提高管理效益。另一個重要方面就是要做好協調工作。由于專業的變動 ,實驗課的調整 ,招生人數的變化 ,科研項目的增減等情況 ,都會導致一些實驗室或儀器設備的閑置 ,而另一些實驗室又急需。對此 ,實驗室管理部門應通過科學的管理 ,及時準確地掌握全校儀器設備的資源配置及運行情況 ,適時做好科學、統一的調配使用 ,做到合理流動 ,實現資源共享 ,最大限度地利用現有設備資源 ,提高儀器使用率 ,達到實驗室管理效益的最大化。實驗室管理 ,不論是體制的建立、方法的選擇、過程的運行 ,還是人員積極性的調動 ,都離不開為實驗教學和科學研究的需要服務的基本原則。實驗室管理作為一個特定的系統又是整個學校管理系統的子系統。在高校實驗室管理中引入系統管理的概念 ,以實驗教學和科學研究為中心 ,立足整體 ,統籌全局觀念 ,處理好實驗室管理的每個環節 ,對促進高校實驗室的科學管理 ,充分發揮實驗室的作用 ,建立合理的協調機制 ,將發揮積極的作用。
4.做好日常管理 ,保證系統的正常運行
儀器設備日常管理是指從驗收入賬到最后報廢出庫 ,這個過程是儀器設備管理這一系統工程中時間跨度最長、工作最繁雜的一環 ,也是能否保證實驗室管理系統正常運行的重要環節。要做好日常管理工作 ,主要從三方面考慮:第一 ,保證儀器設備的賬、卡、物相符。這是儀器設備日常管理的基礎工作 ,它關系到后面環節能否順利的運行。第二 ,通過科學管理 ,提高儀器設備的使用效益。充分利用計算機來管理設備 ,并通過校園網進行設備管理數據的共享 ,及時準確地掌握全校儀器設備的資源配置及運行情況。第三 ,利用系統反饋的管理信息 ,指導和確定下一輪儀器設備的投資方向。反饋調節機制是管理系統實現自我發展、自我完善的最重要的機制 ,反饋調節機制的作用就在于根據過去的實際情況 ,去調整未來的行動。因此 ,能否準確、及時地接受、處理和利用各種反饋信息 ,是反映管理系統能否有效運行的一個重要標志。
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